1176365999148122

Aloittavan yrittäjän täytyy selvittää ja päättää monta hallinnollista pikkuasiaa, jotka vaikuttavat työarjen sujuvuuteen. Yksi asia on laskujen lähettäminen ja taloushallinnon seuraaminen. Tarjolla on useita (ilmaisia) ohjelmia. Mitä ero niillä on ja mitä ohjelmaa tai palvelua kannattaa alkaa käyttää? Törmätessäni itse tähän kysymykseen ajattelin raportoida löydökseni muidenkin iloksi.

Kirjanpitäjäni suositteli minulle kahta ensimmäistä, loput on löydetty verkosta.

Laskut ja kuitit sekaisin?

Laskut ja kuitit sekaisin?

1) Arkhimedes – Laskutusohjelma jokaiselle yrittäjälle

Ilmaisen laskutusohjelman Arkhimedes tarjoaa Isolta, jolta saa toiminnan laajentuessa käyttöön myös monipuolisempia, maksullisia ohjelmia. Sähköinen laskutus maksaa edullisimmillaan 19 snt per lähetetty lasku. Liiketoimintasuunnitelmatyökalu on ilmainen, mutta se täytyy asentaa omalle koneelle. Laskuja voi lähettää ilmaiseksi ilman käyttöajan tai lukumäärän rajoituksia. Arkhimedes Mini -ilmaisversio toimii myös verkossa liiketoimintasuunnitelmatyökalua lukuun ottamatta. Laskupohjat ovat tyylikkäitä ja niitä on eri kielilä (suomi, ruotsi, englanti, viro ja saksa).

Maksullisen Arkhimedes Online -version saa 30 päiväksi ilmaiseen koekäyttöön. Ilmaiseen verkkopalveluun ei saa tallentaa asiakastietoja, vaan se on käytännössä listaus lähetetyistä laskuista. Omaan taulukkolaskentapohjaan verrattuna ilmaisen Minin käyttö vähentää virheitä, kun ei tarvitse muistaa päivittää kaikkia kenttiä. Se helpottaa laskujen arkistointia, koska kaikki lähetetyt laskut löytyvät selkeästi laskuluettelosta. Se mahdollistaa sähköisen laskutuksen ja täyttää Tilisiirto-lomakkeen asettelumalli-vaatimukset. Ilmaista ja maksullisia paketteja voi vertailla tällä sivulla. Klikkaamalla otsikkoa saa tarkemman listauksen ominaisuuksista.

2) Verkkolaskut.fi

Verkkolaskut.fi.palvelun takana on kotimainen verkkolaskuoperaattori Maventa. Se on tarkoitettu yrittäjille, jotka eivät käytä laskujen luomiseen erillistä taloushallinto-ohjelmaa. Laskuja voi lähettää sähköpostilla, verkkolaskuna ja paperilla. Myös ostolaskujen vastaanottaminen onnistuu, samoin laskujen lähettäminen perintään. Palveluun sisältyy asiakas- ja tuoterekisteri. Laskut saa lähetettyä automaattisesti kirjanpitoon. Palvelusta maksetaan käytön mukaan eli kuukausimaksua ei ole, kuten ei avausmaksuakaan. Edullisimmillaan laskun luonti maksaa 50 snt per kappale (+ alv 24 %). Verkko- ja paperilaskun lähettäminen maksaa erikseen. Ennen oman käyttäjätilin avaamista palvelua voi testata demon avulla.

3) HelpostiLasku – Helppokäyttöinen laskutusohjelma pienyrityksille ja yhdistyksille

helpostilasku.com sivulta löytyy 49 euron hintainen, helppokäyttöinen laskutusohjelma, joka asennetaan omalle koneelle. Laskuun saa oman ilmeen mukaisen logon. Pohjat on olemassa suomeksi ja ruotsiksi. Maksullisena lisäpalveluna saa myös laskun lähetyksen verkkolaskuna tai paperikirjeenä.

Mac-käyttäjiä palvelee helpostilasku.net, joka on verkkopalvelu laskujen luomiseen. Verkkopalvelu vaatii koneelta Microsoft Silverlight -asennusta ja päivitettyä selainta. Sivusto opastaa niiden käyttöönotossa. Verkkopalvelu maksaa 5-29 euroa per kuukausi. Lisäkäyttäjät maksavat 5 euroa per kuukausi.

Ennen HelpostiLasku-ohjelman ostamista sitä pääsee testaamaan ilmaiseksi. Plus (199 euroa) ja Pro-versiot (499 euroa) toimivat myös verkkokauppojen kanssa. Maksullinen versio toimitetaan muistitikulla. Lisäksi sama yritys tarjoaa käyttöön HelpostiTunnit-tuntiseurantaohjelmistoa.

4) ilmainenlaskutusohjelma.fi – Laskutusohjelma ylitsepääsemättömään hintaan

Ilmainen laskutusohjelma -niminen sivusto tarjoaa pohjan, johon syötetään omat tiedot ja halutessa logo. Laskun voi tulostaa itse joko PDF:ksi tai paperille. Palveluun ei rekisteröidytä eikä tietoja tallenneta minnekään. Kenttiin syötetyt tiedot jäävät selaimen muistiin. Viitenumerot luodaan laskunnumeron perusteella. Laskun luonti- ja eräpäivät täyttyvät automaattisesti, mutta niitä pääsee muokkaamaan. Laskulle syötetään tuotteiden verollinen hinta, josta palvelu laskee alv:n osuuden valitun verokannan mukaan.

Sivustolla on linkkejä maksulliseen laskutus- ja kirjanpito-ohjelmaan Merit Aktivaan, jonka kokeiluversio toimii ilmaiseksi 100 osto- ja myyntitositteeseen saakka. Edullisempi maksullinen versio maksa 170 euroa vuodessa tai 19 euroa kuukaudessa.

5) Imperiumi – Rakenna sinäkin oma imperiumisi

Imperiumin esittelysivu on hieman sekava. Ylimmäisenä on tiedote, jossa kerrotaan OP-Pohjola-ryhmän asiakkaiden voivan käyttää verkkolaskuja ilman erillistä sopimusta. Sivun oranssista värimaailmasta voisi päätellä, että kyseessä on OP:n palvelu. Imperiumin takana on kuitenkin Haave Oy. Käyttäjiksi havitellaan sarjakuvamaisella kuvastolla ja Tähtien sota -viittauksilla nuorempaa sukupolvea ja hyvä niin.

Avausmaksua (50 euroa) ei tätä kirjoittaessa tarvitse pulittaa. Käyttö maksaa kuukaudessa 29,90 euroa (+ alv. ?) ja paperikirjeestä euron kappale. Verkko- ja sähköpostilaskun lähetys sisältyy kuukausimaksuun. Asiakas- ja tuoterekistereitä voi luoda, samoin toistuvia laskuja. Muistutuslaskuja voi lähettää automaattisesti. Palvelua voi testata kuukauden ilmaiseksi.

Palvelu toimii netissä. Laskupohjat löytyvät suomeksi, ruotsiksi sekä englanniksi ja niihin saa oman liikemerkin eli logon. Laskun mukana voi lähettää myös liitteitä kuten asiakaskirjeitä.

6) Laskutin – Laskutusohjelma verkossa

Laskuttimen sivuilla on video, jossa näytetään kuinka palvelu toimii. Ohjelmiston luvataan kehittyvän nopeasti ja käyttäjiltä toivotaan parannusehdotuksia. Palvelu toimii kokonaan netissä. Laskun lähettäminen asiakkaan sähköpostiin tapahtuu suoraan palvelusta.

Kuten Imperiumissa, myös Laskuttimessa voi luoda toistuvia laskuja. Tännekin saa oman logon. Asiakas- ja tuoterekisteri kuuluvat mukaan. Tässä palvelussa hintoihin voi syöttää myös alennusprosentin.

Kokeilemaan pääsee kahdeksi viikoksi ilmaiseksi. Kuukausimaksu riippuu kerralla maksettavien kuukausien määrästä ja se vaihtelee 3 eurosta (24 kk kerrallaan) 4,50 euroon (alv lisätään hintaan). Laskun toimittaminen sähköpostitse sisältyy hintaan. Paperilaskut ovat maksullisia ja niissä käytetään Itella Green ilmastoystävällistä jakelua. Palvelun tuottaa tamperelainen MMD Networks Oy.

7) tilauskone.com – Yrittäjän laskutusohjelma

Tilauskone on Wertigo Consultingin palvelu netissä. Täysin ilmaisen version käyttö on rajatonta, mutta toiminnot ovat hyvin rajalliset. Silloin palveluun ei voi tallentaa asiakkaiden eikä tuotteiden tietoja. Ilmaiseksi ei saa logoa laskulle. Palvelusta voi lähettää maksumuistutuksia ja laskut voi myös laittaa perintään hyväksymällä Suomen Perintätoimisto Oy:n käyttöehdot.

Hinnoittelu on reilua. Alle 5 laskua kuukaudessa ei maksa mitään. 25 laskun jälkeen maksu on korkeintaan 7 euroa kuukaudessa (ei sisällä alv:a). Verkko- ja paperilaskun lähettäminen ovat ainoat maksulliset lisäpalvelut. Maksu tapahtuu etukäteen, mutta oman tilin saldo vähenee todellisten tapahtumien mukaan. Jos palvelua ei käytä esimerkiksi loman aikana, ei saldoa kulu. Edullisemmalla pääsee myös mikäli suosittelee palvelua eteenpäin. Lisäksi palvelusta saa graafisia raportteja myynnistä.

Gmail- ja Hotmail-käyttäjät voivat testata palvelua napin painalluksella. Ensimmäinen kuukausi on rekisteröitymisen jälkeen ilmainen. Sivustolla on tukifoorumi, jossa kerätään käyttäjiltä myös kehitysideoita. Sivustolla on myös muita palveluita kuten tilinumeron muunnin IBAN-muotoon ja viitenumeroiden luonti.

8) Zervant – Laskutusohjelma ja kirjanpito verkossa

Zervant on samannimisen yrityksen ohjelmisto netissä. Palvelusta voi lähettää laskuja sähköpostitse, verkko- ta paperilaskulla. Palvelusta saa helposti raportit, jotka tilitoimisto tarvitsee kirjanpidon tekemiseen. Palvelulla voi myös tehdä yksinkertaisen kirjanpidon esimerkiksi toiminimelle. Palvelu toimii suomeksi, ruotsiksi, englanniksi, ranskaksi ja saksaksi. Palvelussa voi tehdä myös käteislaskuja, kuitteja sekä erillisiä kotitalousvähennyslaskuja. Sillä voi luoda myös muistutuslaskuja ja tarjouksia. Verkkolaskulle voi lisätä liitteitä ja laskut lähettää perintään. Aputoiminimellä laskuttaminen on erikseen toteutettu.

Ilmaisversio sisältää vain yksinkertaisen kirjanpidon ilman laskutusta. Etukäteen maksettuna (12 kk) korkeintaan kolmen laskun lähettäminen per kuukausi maksaa 5,90 euroa kuukaudessa. Rajattoman käytön Pro-versio yhdelle käyttäjälle maksaa alkaen 9,90 euroa kuukaudessa. Verkko- ja paperilaskun lähettäminen maksaa erikseen. Kokeilla voi ilmaiseksi 30 päivän ajan.

Zervantilla voi tehdä myös tuntikirjauksia joko netissä tai mobiililaitteilla ja luoda niiden perusteella laskuja. Raporttityökalu tekee yhteenvetoja taloudellisesta tilanteesta, myynnistä, kustannuksista, matkakuluista jne. Palvelusta saa kirjanpitäjälle lähetettävät aineistot. Se luo myös arvonlisäveroraportit kausiveroilmoituksen tekemistä varten.

Edellä esiteltyjen palveluiden lisäksi löytyy vielä ainakin Anders Manager, Netvisor, Note Shot Oy, mezo.fi Myyntilaskut, Briox, BillMate ja nettilasku.fi.

Loppujen lopuksi päädyin itse kokeilemaan ensin Arkhimedesta ja sen on toiminut riittävän hyvin tarpeisiini nähden. Yksityisasiakkaita aloin laskuttaa käyntien yhteydessä iZettlen ilmaisella laitteella, joka on todella näppärä. Asiakas saa valita maksaako käteisellä, pankki- vai luottokortilla ja rahat tulevat tililleni 100 % varmasti parissa pankkipäivässä.

photo credit: jon_a_ross via photopin cc

Artikkelia on päivitetty 10.7.2016

on helsinkiläinen koulutettu ammattijärjestäjä ja ratkaisukeskeinen neuropsykiatrinen valmentaja. Blogissaan hän kirjoittaa ehtimisestä ja mahtumisesta, jotta lapsiperheiden, ADHD-oireisten ja yrittäjien arki olisi mahdollisimman sujuvaa. Eveliina auttaa pääkaupunkiseudulla asuvia perheitä perkaamaan ja järjestämään tavaroitaan sekä kotikäynneillä että ”Hyvä järjestys, sujuvampi arki” -kursseilla.

Facebook Twitter