1176365999148122
Valitse sivu

Tiedätkö sen epätoivoisen tunteen, kun tehtävälistasi vain pitenee vaikka kuinka ahkeroisit päivästä toiseen? Tai sen, kun et edes viitsi vilkaista listaasi, koska se on niin pitkä? Aikaisemmin kärsin samasta vaivasta, mutta nykyisin erotan tehtävälistat ja Tehtävälistat toisistaan helposti.

Väärä tapa kirjoittaa To do -lista

Oletko koskaan kirjoittanut kaikki mieltäsi painavat asiat ylös paperille, tyhjentänyt mielestä kaikki murheet perinpohjaisesti ja kutsunut tuotosta tehtävälistaksi? Saat erehdyksesi anteeksi, koska niin ovat tehneet melkein kaikki muutkin.

Kaiken sälän ja tekemättömien töiden listaaminen on hyvä tapa keventää mieltä ja muistia ja yrittää saada elämä hallintaan, mutta se on vasta alkusoittoa. Nykyään kutsun tätä metodia aivo-oksennukseksi ja se täytyy pitää visusti erillään tekemättömien töiden listasta!

Kirjoittamalla kaikki isot ja pienet tehtävät ylös auttaa asioiden hahmottamisessa ja priorisoinnissa, mutta jos jättää seuraavat vaiheet tekemättä, on ponnistus mennyt osittain hukkaan.

  • Aloita kaikkien mieltä painavien asioiden listaamisella.

Priorisoinnin ABC

Asioiden tärkeysjärjestykseen laittamisen voi tehdä monella tapaa. Oma suosikkini on Eisenhowerin neliöt, jotka jaottelevat tehtävät neljään luokkaan.

Eisenhowrin neliöt muodostuvat kahdesta sarakkeesta (kiireelliset/ei kiireelliset) ja kahdesta rivistä (tärkeät/ei tärkeät) ja kulmia kutsutaan Q1:ksi (1. neljännes), Q2:ksi jne. Q1 koostuu asioista, jotka ovat sekä tärkeitä että kiireellisiä, Q2 asioista, jotka ovat tärkeitä mutta ei kiireellisiä, Q3 asioista, jotka ovat kiireellisiä mutta ei tärkeitä ja Q4 asioista, jotka eivät ole tärkeitä eivätkä kiireellisiä.

Q1:n asiat teemme luonnostaan eikä niitä juurikaan tarvitse priorisoida. Jos kaksi vuotias sanoo ”kakkahätä”, silloin on kiire ja asia hoidetaan välittömästi. Q3:n asiat ovat niitä, joiden parissa kuluu useimmiten paljon aikaa, koska asiat vaikuttavat kiireellisyytensä ansiosta tärkeiltä vaikkeivät sitä välttämättä ole. Olennaisimmat asiat, jotka vaikuttavat eniten minkä tahansa asian edistymiseen ja menestymiseen ovat Q2:ssa ja usein niillä täytyy raivata tietoisesti aikaa, koska niistä harvoin tulee kiireellisiä eivätkä ne ”mahdu” kalenteriin. Q4:n asioita tulisi välttää kaikin keinoin, mutta se on vaikeaa, koska ei-tärkeisiin pikkuasioihin on useimmiten helpompi tarttua kuin Q2:n tärkeisiin asioihin, vaikkeivät nekään olisi sen suurempia.

Usein Q2:n asiat ovat suuria ja silloin niitä täytyy pilkkoa edelleen, jotta niille löytyy aikaa kalenterista.

  • Huomioi erityisesti Q2:n tärkeät, ei kiireelliset asiat. Varaa riittävästi aikaa niille joka päivä tai vähintään joka viikko.

Älä luule projektia tehtäväksi

David Allenin kuuluisassa Getting Things Done -metodissa (GTD) painotetaan tehtävän ja projektin eroa. Projektia ei voi ”tehdä” vaan projektit koostuvat useista tehtävistä, jotka vuoron perään tehtyinä muodostavat projektin. Allen määrittelee kaikki yli kaksi vaihetta käsittävät ketjut projekteiksi. Esimerkiksi kaupassa käyminen on projekti, ostoslistan kirjoittaminen tehtävä.

Jos listallasi on asioita, joihin et saa tartuttua, mieti mistä vaiheista ne koostuvat ja kirjaa kaikki työvaiheet erillisiksi tehtäviksi. Silloin teet näkyväksi kohdat, joiden huomaat aiheuttavan vaikeuksia. Et ehkä tiedä mitä kaikkia vaiheita projektiin (perusta yritys!) kuuluu tai et tiedä miten sen konkreettisesti tekisit (avaa yritystili!).

  • Pilko projektit konkreettisiksi tehtäviksi (vinkki: aloita lyhyellä verbillä).

”Tänä vuonna, ens vuonna, joskus, ei koskaan”

Sen sijaan, että kirjaisit kaikki tehtävät yhteen megapitkään epätoivolistaan, kokeile päiväkohtaista tehtävälistaa. Valitse mitkä 1-3 tärkeää asiaa haluat saada valmiiksi tänään. Päivä kannattaa aloittaa niistä, jos mitenkään mahdollista. Sen jälkeen loppupäivän voi olla hyvillä mielin jos vaikka kesken iltapäivän joudut hakemaan sairaan lapsen päiväkodista tai jokin muu sotkee suunnitelmasi.

Päiväkohtaisen listan lisäksi voit suunnitella töitäsi tai muita tärkeitä tekemisiä 1-2 viikkoa kerrallaan, jolloin saat asioihin vähän enemmän perspektiiviä. Se voi auttaa myös vapaa-ajalle siirtymisessä, jos tuot usein töitä kotiin tai työskentelet kotitoimistossa etkä voi helposti jättää työasioita työpaikalle.

”Jos se on briljanttia, se löytää paikkansa universumissa.” – tuntematon

GTD:ssä on myös mainio lista Someday/Maybe, jolle siirretään sellaiset asiat ja ideat, jotka haluaa toteuttaa ehkä joskus myöhemmin. Tunteeni Someday/Maybe -listaan kohtaan ovat ristiriitaiset, koska vastustan kaikkien ideoiden kirjaamista ylös. Luotan siihen, että alitajuntani suodattaa ajatuksia, ja uskon, että jos se on briljanttia, se löytää paikkansa universumissa (Tietääkö joku kuka näin on sanonut? Ajatus ei ole minun.). Toisaalta ajattelen, että samoin kuin tunnearvoa sisältävät esineet tarvitsevat jäähdyttelyaikaa ennen kuin niistä voi luopua, myös unelmien hautaaminen vaatii aikaa ja niistä luopuminen on tietoinen prosessi.

Joskus myös tavarat symbolisoivat tekemättömiä töitä ja niiden välillä on selkeä yhteys. Usein esineistä luopuminen on helpottavaa juuri siksi, että ne vapauttavat ”pitäisi tehdä” -ajatuksista.

  • Älä kirjaa ”ikuisuusprojekteja” To do -listan tukkeeksi vaan perusta esimerkiksi erillinen Bucket list.

Konteksti

Kolmas GTD:stä lainattu käsite on konteksti. Se tarkoittaa paikkaa tai tilaa, jossa asioita tehdään. Konteksti voi olla esimerkiksi koti, työpaikka, puhelin tai tietokone. Tehtävän tekemisen edellytys voi olla se, että sinulla on jokin tarvike, joka ei ole käytettävissäsi kaikkialla. Esimerkiksi sähköpostitse tai vaikka verkkopankissa hoidettavat asiat kannattaa keskittää ja tehdä ns. sarjatyönä. Puhelimessa hoidettavia asioita saattaa pystyä tekemään silloinkin kun nettiyhteys on poikki tai et ole työpaikalla. Duunissa hoidettavat asiat kannattaa tarkistaa listalta siellä ollessa ja ruokakauppaan kannattaa ottaa mukaan ostoslista. Hämmentävän yksinkertaista, mutta elämää suuresti helppottavaa!

Jossain sovelluksissa (ainakin Toodledossa) tehtäviä voi lajitella tai suodattaa kontekstin mukaan, mikä tekee niistä ylivoimaisia paperilistoihin verrattuna, jos tykkää käyttää konteksteja.

  • Mieti missä ja millä välineillä tehtävän voi tehdä.

Oikea tapa kirjoittaa To do -lista

Alussa puhuimme pitkästä tehtävälistasta, jonka jotkut sekoittavat tuottavaan To do -listaan. Jotkut kutsuvat tätä pitkää listaa (jossa on enää projektikohtaisia tehtäviä ja yksittäisiä tehtäviä, eikö niin?) Master Task Listiksi, jotkut Backlogiksi jne. Jotkut pitävät erillistä listaa keskeneräisistä ja tulevista projekteista ja luovat yksittäisiä tehtäviä sitä mukaa, kun vanhat on tehty.

Monen listan ylläpitäminen kuulostaa monimutkaiselta ja aikaavievältä ja kannustan miettimään sekä kokeilemaan mikä tapa sinulle toimii parhaiten. Samoin erilaisia appeja ja sivustoja listojen pitämiseen on monia. Joillekin puhelimessa oleva sovellus toimii parhaiten, toisille kynä ja paperi. Pääasia on, että systeemi on yksinkertainen käyttää eikä sen ylläpito vie aikaa oikeasti tärkeiltä töiltä.

Tehtävälistojen tarkoitus on helpottaa elämää. Kaikkea ei voi eikä kannata yrittää muistaa ulkoa. Kunhan tästä lähtien erotat aivo-oksennuksen Oikeasta Tehtävälistasta, se on jo hyvä alku.

  • Valitse 1-3 tärkeintä asiaa ja aloita päiväsi niillä!

Artikkelia on päivitetty 3.7.2016.

on helsinkiläinen koulutettu ammattijärjestäjä ja ratkaisukeskeinen neuropsykiatrinen valmentaja. Blogissaan hän kirjoittaa ehtimisestä ja mahtumisesta, jotta lapsiperheiden, ADHD-oireisten ja yrittäjien arki olisi mahdollisimman sujuvaa. Eveliina auttaa pääkaupunkiseudulla asuvia perheitä perkaamaan ja järjestämään tavaroitaan sekä kotikäynneillä että ”Hyvä järjestys, sujuvampi arki” -kursseilla.

Facebook Twitter