1176365999148122
Valitse sivu

Kollegani esitteli minut uudissanalle, johon ihastuin oikopäätä: kinostaa. Se tarkoittaa vitivalkoisten paperien kasaantumista aina vain korkeammiksi ja huojuvimmiksi pinoiksi. Jotta tilanne ei sisätiloissa pääsisi pahaksi asti, esittelen seuraavaksi menetelmän, jolla pidän omat arkistoni kurissa ja mapitushimoni loitolla.

Kaikki alkaa aikataulutuksesta. Tiedätkö sen inhottavan tunteen, kun ”pitäisi” tehdä jotain? Monessa asiassa, kuten tässäkin, asian aikatauluttaminen on estänyt itseäni murehtimasta asioita, joille en oikeasti aio tehdä yhtään mitään (juuri nyt). Olen päättänyt arkistoida tärkeät paperit neljä kertaa vuodessa eli kolmen kuukauden välein. Jollekin toiselle sopiva väli voi olla lyhyempi tai pidempi. Tätä en enää merkkaa edes kalenteriin, koska pinoilla on taipumus muistuttaa olemassaolostaan. Mikäli välivarastoni tulisi täyteen ennen aikojaan, harkitsisin varmasti välityhjennystä.

Välivarasto oli työpöydän laatikko ja neljä eri väristä muovitaskua

Välivarasto eli työpöydän laatikko ja neljä eri väristä muovitaskua

Mainitsinkin jo välivaraston. Se on meillä yksi työpöydän laatikko, jonka tyhjensin tarkoitusta varten. Laatikossa on neljä muovitaskua (ei siis kansiotaskua, vaan kahdelta sivulta avointa, reijätöntä muovihärpäkettä). Taskujen alareunaan olen liimannut maalarinteippiä, johon olen kirjoittanut kuulakärkikynällä ”Maksettavat laskut”, ”Maksetut laskut”, ”Työn alla” ja ”Arkistoitavat”. Lisäksi laatikossa saattaa seilata aikakauslehtiä ja pienempää sälää, kuten esitteitä ja Saksassa asuvan veljeni postia (yleensä isossa kirjekuoressa). Teipeistä ei tyylipisteitä heru, mutta koska ne pysyttelevät piilossa, niin olkoot!

Mapit ovat pesiytyneet makuuhuoneen liinavaatekaappiin

Mapit ovat pesiytyneet makuuhuoneen liinavaatekaappiin

Mapit ovat tällä hetkellä hankalassa paikassa, koska työpisteellä (olohuoneen nurkassa) ei ole hyllyä tai kaappeja niille. Mapit asuvatkin tällä hetkellä makuuhuoneen liinavaatekaapissa. Hankalan asiasta tekee se, että nuorimmainen nukkuu samassa tilassa yleensä juuri silloin kun olisi aikaa tehdä jotain. Kerran kvartaalissa huoneeseen ehtii kuitenkin mainosti linnoittautumaan tarpeeksi pitkäksi aikaa.

Parisängylle on monta käyttötarkoitusta.

Parisängylle on monta käyttötarkoitusta.

Pedattu parisänky on mainio alusta papereiden levittämiselle ja pinoihin jakamiselle. Samainen huonekalu palveli loistavasti myös vaatekaapin raivauksessa.

Paperisia laskuja tulee tosi vähän, kun ollaan vihdoinkin siirrytty e-laskutukseen. Verkkopankkiin tulevista laskuista ei tarvitse maksaa, mutta ilmoitukset tekstarilla tai sähköpostilla ovat maksullisia. Siksi käyn verkkopankissa vähintään kerran viikossa (maanantai-iltaisin).

Maksetut laskut arkistoin aikajärjestyksessä yhteen mappiin. Joskus olen kaivannut tietoja esimerkiksi sähkön kulutuksesta ja hinnasta ja olen joutunut etsimään laskut mapista, mutten tarpeeksi usein jotta jaksaisin lajitella laskut lähettäjän tai aiheen mukaan. Riittävän hyvin toimii näin!

Muut arkistoitavat paperit ovat mm. Kelan postia, vakuutusasiakirjoja ja korvaushakemuksia, lapsiin liittyvää tietoa, jumppa- ja hierontaohjeita (kaapissahan niitä kuuluu säilyttää?), palkka- ja verotietoja, asunto-osakejuttuja, autoon liittyviä dokumentteja, henkilökohtaisia papereita (terveystietoja, yhdistyshommia) ja sen sellaista.

Mapin sisällysluettelo elää

Mapin sisällysluettelo elää

Kun sängyllä on aiheittain pinoja, reijitetään ne ja siirretään oikeaan mappiin. Mapeissa on kansilehdet, joihin on kirjoitettu mistä kohtaa aihe löytyy. Ne ovat jo vanhoja (meillä ei ole tulostinta), joten niihin on käsin kirjoitettu, jos jokin kategoria on siirretty toiseen mappiin. Välilehtiä on monenlaisia – värikoodattuja, numeroituja ja aakkostettuja. Meillä on vähän kaikkia, mutta yhdessä mapissa aina yhtä sorttia.

Suurimman osan yli viisi vuotta vanhoista papruista voi heittä menemään – joko paperinkeräykseen tai hävitettävien papereiden keräykseen. Silppuria en suosittele, koska se pölyttää, ne ovat usein tuskallisen hitaita ja jätesäkit heitetään ihan turhaan sekajätteeseen. Joskus olen vienyt pieniä määriä tuhottavaa aineistoa töihin – sitä tulee kerralla varsin maltillinen määrä kun hoitaa homman säännöllisesti.

Mapittamien voi olla tylsää puuhaa ja haluaisinkin joskus kokeilla riippukansioita. Niitä käytetään esimerkiksi Yhdysvalloissa paljon enemmän kuin meillä. Niiden etuna on reijittämättömyys ja nopea esilleotto. Mapit vääntyvät helposti ja paperit repeytyvät, jos niitä käsitellään paljon. Työpöydän alalaatikkon ei tällä hetkellä mahdu riippukansiotelinettä, mutta katsotaan saadaanko sellainen uuteen työpöytään, jota etsitään.

Mapeille on muitakin vaihtoehtoja kuin riipparit: lehtikotelot (pystymalliset), lomakelaatikot (vaakamalliset) ja erilaiset kodin kansiot. Jotkus säilyttävät papereita myös suuressa korissa, jossa on paljon muovitaskuja. Mikä vaan toimii!

on helsinkiläinen koulutettu ammattijärjestäjä ja ratkaisukeskeinen neuropsykiatrinen valmentaja. Blogissaan hän kirjoittaa ehtimisestä ja mahtumisesta, jotta lapsiperheiden, ADHD-oireisten ja yrittäjien arki olisi mahdollisimman sujuvaa. Eveliina auttaa pääkaupunkiseudulla asuvia perheitä perkaamaan ja järjestämään tavaroitaan sekä kotikäynneillä että ”Hyvä järjestys, sujuvampi arki” -kursseilla.

Facebook Twitter