1176365999148122

Kysyin teiltä, rakkaat lukijat, minkä koette suurimmaksi haasteeksi sähköpostinne kanssa. Sain vastauksia, joista oikeastaan kaikki pulmat johtavat yhteen asiaan – saapuneiden kansion ruuhkautumiseen. Jos tyhjä inbox tuntuu sinusta utopialta, jatka ihmeessä lukemista!

Sujuvampi sähköpostiarki sähköpostikoulu

Viestien käsittelemättä jättäminen

Yleinen ongelma tuntuu olevan, että viestit ”tsekataan” usein, mutta niille ei tehdä mitään ellei asialla ole tulipalokiire. Nykyään, kun sähköposti tulee herätyskellon virkaa toimittavat kännykän mukana yöpöydälle asti, moni tarkistaa uudet viestit ensimmäisen kerran jo sängyssä. Ja sama jatkuu pitkin päivää. Vireystilan laskiessa mieli kaipaa säpinää ja kännykästä kaivetaan esiin pelit, some-kanavat ja viestipalvelut sähköposti mukaan lukien.

Kännykällä on kuitenkin vaikea hoitaa tiettyjä työasioita, jotka vaativat kunnollista kalenterinäkymää, liitetiedostojen tallentamista tai avaamista, säädyllistä kellonaikaa, toimistolla olevia papereita tai muuta tarviketta, jota viestiin reagoiminen vaatii. Siispä se jää tukkimaan inboxia ja suma on valmis.

Tärkeiden viestien jättäminen saapuneiden kansioon

Useat viestit sisältävät tietoja, joita emme tarvitse juuri viestin lukuhetkellä, mutta myöhemmin ne ovat kriittisiä. Esimerkiksi osoitteet, lento- ja pääsyliput ovat tällaisia. Viesti saattaa olla myös vaikkapa tarjouspyyntö, johon vastaaminen nopeasti on tärkeää tai Wilma-viesti, jota ei saa unohtaa.

Mutta jos kaikki on esillä, mikään ei ole esillä.

Tärkeille asioille ja tiedoille on hyvä olla olemassa jokin muu paikka inboxin sijaan, jottei tietoja tarvitse etsiä sähköpostiviidakosta vaan ne saa vaivattomasti esiin oikeaan aikaan.

Ajan löytäminen sähköpostin käsittelyyn

Kenelläpä meistä ei olisi kiire? Ajan löytäminen sähköpostin lukemiseen ja niihin vastaamiseen voi tuntua ylimääräiseltä tehtävältä, johon on vaikea löytää aikaa. Tässä vaaditaan priorisoinnin taitoa ja riittävän hyvä -ajattelua. Mitä enemmän pakollisten asioiden hoitaminen sähköpostitse vie aikaa arkipäivästä, sitä tärkeämpää on, että eroat turhilta sähköpostilistoilta.

On myös hyvä miettiä onko sähköposti paras työväline kaikissa asioissa, joihin sitä tällä hetkellä käytät.

Voisiko asian hoitaa puhelimessa työmatkalla tai lounastauolla? Voiko tapaamisajan löytää Sumplin, Doodlen tai Calendly kaltaisilla sovelluksilla, jolloin välttyy turhalta sähköpostipingikseltä? Meneekö viesti paremmin perille kasvotusten? Joskus voi tuntua kiusalliselta soittaa puhelimella, mutta se on yllättävän usein paljon tehokkaampi tapa käyttää aikaasi.

Työyhteisöille on olemassa erilaisia keskustelu- ja ryhmätyöalustoja kuten Yammer ja Slack, joihin voi siirtää osan vapaamuotoisesta keskustelusta tai projektikohtaiset keskustelut, jollon yhteen asiaan liittyvät viestit (ja tiedostot) pysyvät yhdessä paikassa eikä tilaavieviä liitteitä tarvitse jakaa sähköpostilla. Dropbox on myös mainio työkalu liitteiden jakamiseen ja Google Drive sopii tekstien ja muiden tiedostojen muokkaamiseen porukalla, jolloin uusin versio on aina kaikkien saatavilla.

Mitä tehdä täpötäydelle saapuneiden viestien kansiolle?

Sekä viestien käsittelemättä jättäminen, tärkeiden viestien säilyttäminen saapuneiden kansiossa että sähköpostin yleinen laiminlyönti synnyttävät ikävän kierteen, joka johtaa pahimmillaan sähköpostien välttelyyn kokonaan. Sähköposti on kuitenkin nopea ja mainio tapa viestiä, kun sitä käyttää viisaasi. Siispä inboxia perkaamaan!

Tavoitteena on, että kerran inboxin raivattuasi ja uuden systeemin opeteltuasi saapuneiden kansio on tyhjä joka ikinen päivä. Edes hetken.

Toki asiat saattavat olla erilaisilla tavoilla keskeneräisiä, mutta ideana on siirtää ne paikkaan, josta ne tulevat todella hoidettua. Sekalaista sälää sisältävä inbox ei saisi koskaan toimia To Do -listana, josta napsitaan tehtäviä satunnaisessa järjestyksessä ja rusinat pullasta -asenteella.

Perkaamisessa onkin tärkeää edetä viesti kerrallaan, uusimmasta vanhimpaan. Päivittäisessä ylläpidossa voi edetä myös vanhimmasta tuoreimpaan, jos haluaa noudattaa first come, first served -periaatetta. Halutessaan viestit voi lajitella suursiivouksessa lähettäjän, otsikon eli aiheen tai vaikka koon mukaan, jolloin poistaminen käy ”sarjatyönä”.

Jokainen viesti joko poistetaan, delegoidaan, käsitellään tai siirretään tarkoituksenmukaiseen kansioon (ks. seuraava kappale) odottamaan käsittelyä sopivammalla hetkellä. Heti käsiteltäviin viesteihin voi soveltaa 30 sekunnin tai 2 minuutin sääntöä. Jos viestiin vastaaminen on nopeampaa kuin sen siirtäminen toiseen kansioon tai tehtävälistalle, on se parasta hoitaa heti. Siksi on tärkeää vältää viestien tsekkailua pitkin päivää ja hoitaa sähköposteja vain silloin kuin oikeasti ehtii niitä käsitellä. Muuten asiat, joille et voi sillä hetkellä mitään, alkavat vain nakertaa omaatuntoasi ja keskittyminen käsillä olevaan tehtävään hankaloituu.

Tyhjän inboxin ylläpitäminen

Itselleni toimivimmaksi tavaksi pitää saapuneiden kansio tyhjänä on osoittautunut kansioiden (tai Gmailin tunnisteiden) nimeäminen verbein.

Tällä hetkellä käytössäni ovat seuraavat tunnisteet

  • Ordered (netistä tilatut tavarat, jotka eivät ole vielä saapuneet)
  • To Apply For (tämä on aktiivisessa käytössä aina kun haen palkkatöitä)
  • To Do (täällä odottavat mm. manuaalisesti sähköpostilistalle lisättävät)
  • To Go (konsertti- ja junaliput, osoitteet elleivät ne ole kalenterissa)
  • To Learn (erilaiset kurssiviestit)
  • To Pay/Archive (maksettavat laskut ja koneelle tallennettavat kuitit)
  • To Read (blogit ja uutiskirjeet, jotka luen paremmalla ajalla)
  • To Reply (viestit, joihin vastaan paremmalla ajalla)
  • To Watch (videot, joiden katsominen vaatii tietyt olosuhteet)
  • Unsubscribe (turhat listaviestit, poistuminen tapahtuu sarjatyönä)
  • Someday/Maybe (ikuisuusprojektit ja liian hyvät ideat deletoitaviksi, mm. turhan pitkään To Do -kansiossa roikkuneet viestit)
  • ZeroMail (tänne suodattuu lähinnä mainospostia, joista saan kerran päivässä koosteen)

Myönnän, että tuo lista on hieman pitkä ja sitä voisi vielä yksinkertaistaa. Se toimii kuitenkin riittävän hyvin ja toimivaa systeemiä ei koskaan kannata mennä romuttamaan – if it ain’t broken, don’t fix it!

Kansiot muistuttavat minua Getting Things Done -metodin konteksti-käsitteestä, jonka idea on se, että samantyyppiset tehtävät niputetaan yhteen. Esimerkiksi puhelimitse, sähköpostitse tai vaikka faxilla hoidettavat asiat tehdään silloin kun puheluiden soittaminen on mahdollista, nettiyhteys pelittää tai olet toimistolla sen faxin ääressä. Kun tehtävälistan kohdat tai tässä tapauksessa käsittelyä kaipaavat sähköpostikansiot aloitetaan/nimetään konkreettisella verbillä, syntyy selkeä kuva siitä mikä on seuraava konkreettinen asia, jonka asian hoitaminen vaatii.

Sinulle loogisesti nimettyjen kansioiden/tunnisteiden lisäksi vaaditaan Tehtävälista, jota pidän itse Asanassa ja tietysti Kalenteri, johon siirretään tapaamiset, tapahtumat ja niiden yhteyteen mm. osoitteet. Ilman toimivaa tehtävälistaa ei sähköposti varmasti pysy hallinnassa, joten sellaiseen totuttelu on tärkeä osa prosessia.

Kansiot käydään läpi päivittän tai viikottain, viestit käsitellään kohtuullisen ajan kuluessa ja tehtävälistasta löytyy päivän tärkeimmät työt, ei inboxista.

on helsinkiläinen koulutettu ammattijärjestäjä ja ratkaisukeskeinen neuropsykiatrinen valmentaja. Blogissaan hän kirjoittaa ehtimisestä ja mahtumisesta, jotta lapsiperheiden, ADHD-oireisten ja yrittäjien arki olisi mahdollisimman sujuvaa. Eveliina auttaa pääkaupunkiseudulla asuvia perheitä perkaamaan ja järjestämään tavaroitaan sekä kotikäynneillä että ”Hyvä järjestys, sujuvampi arki” -kursseilla.

Facebook Twitter